В этой статье мы поговорим о том, для чего компании требуется моделирование бизнес-процессов, их анализ и постоянное совершенствование. Заказать моделирование бизнес-процессов вы можете в нашей компании.

Наука менеджмента на сегодняшний день выделяет достаточно большое количество подходов к управлению организацией. Если вернуться к смыслу понятия «бизнес» или «предпринимательство», то фактически он представляет собой деятельность, направленную на получение прибыли. Прибыль может быть получена за счет продажи тех или иных нужных потребителю товаров или оказания полезных услуг. В любом случае это деятельность. Каждый день сотрудники приходят на работу в офис и начинают активно трудиться. Что они делают?

Суть бизнес-процессов

Целью любой организации является, повторюсь, извлечение прибыли за счет полезного для потребителя производства тех или иных благ. Соответственно, каждый сотрудник, как важный элемент организации выполняет определенный набор действий, так или иначе направленный на достижение общей цели. Причем деятельность отдельных людей логично взаимосвязана и обладает определенной последовательностью. Согласитесь, вряд ли сотрудник отдела упаковки может упаковать, например, в коробку товар, который еще не изготовили сотрудники производственного отдела. Бухгалтер не может оплатить счет до того, как соответствующий сотрудник отдела не соберет все необходимые подписи в пользу его оплаты.

Виды бизнес-процессов компании

Таким образом, все действия сотрудников выстраиваются в упорядоченные цепочки, которые взаимосвязаны между собой. В одной организации может быть несколько таких крупных цепочек, ключевой из которых является, конечно же, процесс производства товара или услуги и следующий за ним (либо предшествующий ему в случае работы под заказ) процесс продажи товара конечному покупателю. Кроме того, существуют дополнительные, но не менее важные, например, маркетинговый процесс выведения продукта на рынок, процесс ведения бухгалтерии, без которого не может обойтись ни одно предприятие и т.д.

Иерархия бизнес-процессов

В связи с этим вводится определение «бизнес-процесса» как последовательности действий, направленных на создание определенного полезного (материального или нематериального) продукта для его потребителей. Весьма интересным свойством этого объекта является его фрактальность, то есть способность делиться на более мелкие, подобные ему структуры – бизнес-процессы низшего уровня.

Например, самым крупным бизнес-процессом в организации, работающей по предзаказу, можно считать последовательность следующих действий: получение заказа -> его производство -> доставка покупателю. Однако, для отдела продаж блок «получение заказа», в свою очередь, является сложным самостоятельным бизнес-процессом со своими входными ресурсами и продуктом на выходе. Что уж говорить о блоке «производство», особенно, если предприятие представляет собой большой завод? Помимо этого существуют еще отдельные маркетинговые процессы, такие как процесс ввода товара на рынок, процесс формирования бренда, процесс проведения рекламной кампании и т.д.

Такой взгляд на компанию позволяет сделать всю ее деятельность достаточно прозрачной, причем, что важно, именно с точки зрения достижения ее глобальных целей. Этим такой подход отличается от функционального, в котором каждое подразделение организации выполняет свой строго определенный набор функций и следит за реализацией своих, обособленных от остальных ключевых показателей. По такому принципу построено большинство уже зрелых компаний.

Взаимосвязь бизнес-процессов

Наши клиенты, обращаясь к нам за консалтингом в сфере бизнес-процессов, часто жалуются на своих сотрудников, которые ничего не делают или даже своими действиями срывают общий процесс. Однако в большинстве случаев мы выясняем, что сотрудники на самом деле выполняют свою работу вполне добросовестно, просто сформулированные руководством для них задачи и цели строго отграничены от общих целей компании, и задачи разных структурных подразделений не связаны между собой гибко. При таком подходе специалисты каждого отдела вынуждены действовать не ради общих целей компании, а исключительно ради целей конкретного подразделения. И если, например, показателем работы отдела снабжения, по которому оценивается его результативность, является объем издержек на сырье, а отделу продаж очень важен крупный клиент, готовый заплатить больше за скорость поставки товара, то в рамках функционального подхода задачи такого рода требуют каждый раз индивидуального решения с привлечением специалистов разных отделов и больших затрат времени.

Экономия компании при грамотном моделировании бизнес-процессов

Такие ситуации говорят о том, что бизнес-процессы в организации не структурированы и требуют улучшения. К чему это приводит? При ближайшем рассмотрении очевидно, что даже если руководство, будет в срочном порядке при появлении каждой нестандартной ситуации собирать совещания и заново расставлять приоритеты, придумывать новые показатели эффективности и мотивации сотрудников, то, как минимум, это приведет к колоссальным потерям времени, простою, издержкам. Однако это еще не все.

Японский инженер Гэнъити Тагути, занимавшийся совершенствованием производственных процессов во второй половине 20 века, абсолютно правильно заметил, что необходимо учитывать не только потери компании, которые она несет при производстве и продаже товара, то есть издержки в классическом понимании этого слова, но очень важно учесть и репутационные потери, которые она понесет, в случае если ее клиент окажется недовольным, если показатели проданного товара или оказанной услуги будут отличаться от требовавшейся потребителю. Действительно, эти потери в конечном итоге также превратятся в экономические издержки, ведь такой клиент не вернется в компанию за повторной покупкой и не порекомендует ее другим.

Моделирование бизнес-процессов — первый шаг к внедрению грамотной системы менеджмента качества

Если руководство не имеет прозрачной картины всех бизнес-процессов, происходящих в компании, оно не сможет адекватно реагировать на меняющиеся потребности рынка, на индивидуальные запросы своих клиентов. И даже если такие запросы не отличаются большим разнообразием, неструктурированный бизнес-процесс ведет к большому количеству дефектов и брака, что опять-таки приводит к увеличению расходов. Причем расходы эти всякий раз непредсказуемые, что сильно влияет на финансовую устойчивость компании. Это отражается на способности компании получать заемные средства. Кроме того, финансово неустойчивые компании не имеют возможности участвовать в тендерных закупках у крупных юридических лиц. Как этого избежать, мы рассказывали в статье об оценке финансовой устойчивости компании для закупок по 223-ФЗ.

Построение системы бизнес-процессов и системы управления

Для того, чтобы их не было, важно не только построить грамотную архитектуру бизнес-процессов, но и спроектировать релевантную ей систему ключевых показателей эффективности KPI. О том, как мы это делаем и какие стандартные европейские системы KPI существуют, мы рассказываем в других статьях.

Более того, наличия прозрачной картины бизнес-процессов для эффективного управления мало, ведь эти процессы могут быть построены таким образом, что сильно затрудняют и замедляют получение конечного продукта, если они запутаны, не продуманы, задействуют слишком много трудовых и временных ресурсов. В этом случае они требуют грамотного проектирования. Именно поэтому мы уверены, что любой бизнес можно сделать существенно эффективнее, если грамотно выстроить систему бизнес-процессов в компании.

Как построить систему бизнес-процессов в компании

Этот подход достаточно новый и его внедрение имеет массу особенностей и подводных камней, при этом инжиниринг бизнес-процессов требует достаточно длительной и кропотливой работы, переделывать которую дважды будет нерентабельно для любого бизнеса. Поэтому гораздо выгоднее один раз доверить это профессионалам, чем измождать всю компанию постоянными резкими новшествами и в итоге так и бросить эту затею. Мы поможем Вам решить данную задачу в максимально сжатые сроки и без надрыва для всего коллектива и производства, ведь основной задачей консалтинга бизнес-процессов является гармонизация всех звеньев компании и мягкое, постепенное, но существенное улучшение ее показателей, в первую очередь степени удовлетворенности клиентов.