Еще совсем недавно всевозможные бизнес-конференции, семинары и тренинги были модной редкостью, и люди стремились на них попасть. Мероприятия организовывали с целью продвижения своих услуг и поиска клиентов, и чаще всего имели большой успех. Однако постепенно слишком многие узнали об этом инструменте, и сегодня всевозможные афиши и специальные агрегаторы ивентов переполнены приглашениями. Посещаемость упала, для ее повышения приходится вкладывать усилия и средства, делать угощения, приглашать знаменитостей, придумывать креативные способы привлечь людей. При этом большая часть посетителей уходит пораньше со скучными лицами и считает время потраченным зря.

Давайте подумаем, как организовать действительно успешное мероприятие, которое поможет вам наладить коммуникацию с партнерами и клиентами, сделать запоминающийся образовательный ивент, а не просто израсходовать ресурсы. Главное — тщательная подготовка по принципу: очень глубокие знания нужно суметь преподать даже людям совсем без знаний. При этом нужно иметь альтернативный план на случай, если вы увидите перед собой аудиторию с неожиданным уровнем подготовки или неожиданными запросами.

На основании этой статьи вы можете составить для своего мероприятия чеклист. Он должен состоять из трех разделов: подготовка, за день до мероприятия и после мероприятия.

Зачем

Начните планирование ивента именно с этого вопроса. С этого вопроса вообще стоит начинать планирование любой деятельности. С чем вы хотите, чтобы ваша аудитория покинула зал? Как это их вдохновит? Именно от этого должно «плясать» все остальное планирование. Не собирайте людей просто ради того, чтобы собрать. После этого проставьте ключевые точки. Это могут быть темы или вопросы, которые будут освещены. Подумайте, как они будут связаны, но не перегружайте людей лишней информацией, сфокусируйтесь на главном.

Четко сформулируйте цель мероприятия и тематический план в его описании. Отразите в описании формат, причину проведения мероприятия, команду проекта и их квалификацию, ну и, конечно, место и время. Используйте стимулирующие вопросы. Найдите броское изображение. И самое главное: не обманывайте участников: соответствуйте. Каждая тема должна быть раскрыта, лишнего быть не должно. Сложно придумать ситуацию хуже, чем когда человек приходит на ваше мероприятие и не получает то, что хотел. Он больше не вернется. Опубликуйте рекламу не позднее чем за две недели до мероприятия, используйте бесплатные афиши.

Аудитория

Когда будет ясна цель, важно определить аудиторию. От какой аудитории вы хотите добиться этой цели? Что их объединяет? На кого вы не хотите тратить время зря?

Решите сразу, как вы будете оценивать эффективность вашего мероприятия. В идеале для этого вам необходимо собрать обратную связь (любую короткую анкету или онлайн-форму) до мероприятия и после него. Получить обратную связь до мероприятия можно также на стадии регистрации или небольшого устного обсуждения на старте. До мероприятия вам важно понимать:

• что привело людей сюда,
• какую информацию они ждут,
• что они уже знают по данной теме, чтобы вы не повторялись,
• что вы должны им дать, чтобы они посчитали мероприятие полезным.

После мероприятия вам важно узнать:

• какие основные идеи люди вынесли с него, что готовы применять прямо завтра в своей реальной жизни или о чем будут думать вечером,
• насколько они удовлетворены мероприятием (например, по 10-балльной шкале),
• что им не понравилось — да, это важнее всего.

Помните: самая худшая обратная связь — это позитивная обратная связь. Она вас не развивает, и показывает, что людям на вас все равно. Используйте обратную связь для улучшения ваших мероприятий в будущем.

И главное: ответьте людям на их фидбэк. Поблагодарите и расскажите, как вы планируете исправиться, улучшиться с помощью их советов. Они это оценят.

Тип мероприятия

Лекции и презентации уже давно перестали быть единственным способом провести мероприятие. Попробуйте новые варианты. Такие форматы позволят вам вызвать интерес.

1. Панель. Здесь модератор задает группе 2-6 экспертов вопросы по теме. Цель такого мероприятия — широко с разных сторон осветить комплексную проблему. Аудитория может быть любого размера, а модератор должен быть очень хорошо подготовлен. Он здесь главный и управляет полетом мысли. Как правило, сначала каждому эксперту задают один и тот же вопрос. Идеально, если они демонстрируют примеры и кейсы. И, конечно, публика должна понимать, какое отношение участник панели имеет к теме, поэтому его нужно представить. Не стоит приглашать много спикеров и давать им слишком много времени на ремарки, больше 20 минут в общем и 10 минут за один раз нельзя. Спикеры должны быть разными, гомогенные панели неинтересны. При этом убедитесь, что ваши спикеры готовятся к панели и не планируют импровизировать выступление на сцене: попросите прислать их план ответов заранее. Начните мероприятие с разогрева публики: попросите каждого повернуться к соседу и рассказать, что его привело сюда. Желающие могут поделиться своим ответом со всем залом. Раздайте участникам формы для записи вопросов, чтобы они могли тихо передавать их вам в процессе и ничего не забыли спросить. Одно место во второй части панели можно сделать открытым: любой желающий из зала может выступить в рамках хронометража. Завершить панель можно с обсуждением в группах при соблюдении правила: в одной группе не больше одного выступающего эксперта.
2. Круглый стол. Это дискуссия равных. На ней тоже нужен подготовленный модератор. Цель — зародить дискуссию профессионалов по сложной теме. Участников должно быть не больше 10, зрителей больше 100. Заранее готовьте вопросы и план дискуссии, оповестите о них участников . Не стоит приглашать людей, не вовлеченных в тему.
3. Интервью со звездой. Выберите хорошего эксперта или авторитетную личность и вместо классической лекции или панели попросите публику задавать волнующие их вопросы гостю. Продумайте оборудование зала, чтобы вашего гостя все могли слышать. Продумайте форматы онлайн-участия и возможность без шума задать гостю вопрос, например, путем передачи карточки с вопросом или онлайн-сообщения. Предусмотрите возможность задавать коллективные вопросы. Часть первых вопросов лучше приготовить заранее, чтобы аудитория имела время подумать. Также хорошо организовать сбор вопросов тоже заранее и сгруппировать их по темам.
4. Воркшоп. Это интерактивное мероприятие, как ни крути. Если нет — это не воркшоп, не разочаровывайте публику, назовитесь иначе. Его цель — дать участникам новые навыки, поэтому они все должны быть вовлечены. Цель должна быть названа участникам заранее: нельзя прийти учиться тому, не знаю чему. Здесь есть ограничение на размер аудитории: не больше 50, а лучше меньше. Украсит ваше мероприятие максимум интерактива. В конце обязательно должны быть сформулированы выводы и итоги: что нового мы сегодня узнали? На это мероприятие нужен подготовленный фасилитатор. Не стоит слишком много болтать с участниками, игнорировать их текущие просьбы, забывать контролировать время и не давать людям отдых. Также следите, чтобы отдельные участники не доминировали над группой. Для этого подойдет такой прием: если группа или человек говорят слишком много, попросите его сделать шаг назад, что-то поправить, займите его исправлением. Если группа или человек участвуют мало, наоборот, помогите продвинуться вперед.
5. Хакатон. На этом мероприятии группа людей работает совместно в течение определенного длительного времени (несколько часов и даже дней) над решением комплексной проблемы. Часто результатом становится новое техническое решение, но это не обязательно. У них существует множество разновидностей, например, марафоны или дизайнотоны. Цель мероприятия — совместить разнообразные подходы для создания чего-либо нового для решения текущей проблемы. Размер аудитории ограничен только размером помещения и ресурсами. На хакатоне важно четко сформулировать цель: какой продукт, решение мы хотим видеть в конце? Какие критерии к нему применяются? Как будет определен победитель? Не стоит ставить задачу слишком большую для заданного времени и приглашать людей, не совместимых для работы в команде по своим навыкам. Однако при этом команды должны быть вполне разнообразны по навыкам и их уровню у участников.
6. Инновационный спринт. Это смесь воркшопа и хакатона, в которой всегда есть несколько раундов быстрого прототипирования продукта. Цель — создать новый продукт (решение проблемы) или дать глубокую обратную связь на уже существующий. Здесь аудитория ограничена 20-60 человек, поделенных на группы. Имеет смысл приглашать разных людей, как и на хакатон. Материалы лучше высылать заранее, чтобы участники могли подготовиться. Четко контролируйте хронометраж раундов. Не позволяйте одному участнику группы доминировать, это не лидерский тренинг. Снабдите участников разноцветными стикерами и доской для записи и группировки идей.
7. BBL/ Brown bag лекция/ Lunch and learns. Это неформальная презентация за обедом. На нее можно прийти со своим ланчем или сделать заказ на месте, если это кафе. Цель — проинформировать людей о новом продукте, сервисе, идеях и получить честный фидбэк. Как правило, организуют в крупных офисах во время рабочего обеда. Аудитория обычно до 30 человек. Очень важно сохранить неформальную обстановку и позволить даже перебивать вопросами. Не стоит делать мероприятие длиннее 1-1,5 часов, ведь вы отвлекаете людей от работы.
8. Демо. Короткая презентация, на которой можно сразу же попробовать продукт или сервис и дать обратную связь. Цель — получить обратную связь на товар в стадии разработки или совершенствования. Аудитория может быть любой. Лучше заранее подготовить вопросы для аудитории и сделать одновременно несколько демостанций, чтобы избежать очереди. Не мешайте людям испытывать ваш продукт, но ограничьте их по времени 5 минутами. Не забудьте провести повторное мероприятие на следующей стадии разработки. Имеет смысл уходить от длинных презентаций. Хороший способ презентовать инновационное решение — просто за 10 минут объяснить, как им пользоваться.
9. Дебаты. На этом мероприятии сталкиваются друг против друга две или несколько сторон. Обсуждение идет раундами, каждый этап завершается блоком контраргументации. Цель — вскрыть конфликтующие позиции и позволить аудитории решить, к кому присоединиться. Зрителей может быть не ограничено. Определите вопросы, порядок аргументации и контраргументации и хронометраж до мероприятия. Дебаты идеально проводить по тем темам, где есть ясные конфликтующие позиции.
10. Кафе Знаний/ Интеллектуальное кафе. Аудитория делится на группы для открытой дискуссии по ключевым вопросам по теме. За каждым столом свой ведущий, он делает записи. Один общий фасилитатор оглашает основные идеи каждого стола всему залу. Цель — зародить широкую дискуссию с глубоким индивидуальным участием. Дайте высказаться обязательно каждому и при этом равное время. Размер аудитории 50+, ее нужно разбит на группы по 4-12 человек. Дайте 20 минут времени на обсуждение каждого вопроса, затем перемешайте участников между столами и дайте им новый или тот же вопрос. Группы должны обязательно делиться полученными выводами со всей аудиторией, не забудьте заложить на это время. Процесс нет смысла повторять больше 2-3 раз: будут повторения.
11. Town hall (дословный перевод — собрание общественности). Это собрание большой группы людей для поиска консенсуса, общественные слушания. Сюда важно пригласить всех членов сообщества, которых затрагивает этот вопрос, и дать им слово. Участников может быть до 500. Важно заранее подготовить вопросы для обсуждения и наладить контакты с малыми группами, которые будут излагать свою позицию. На мероприятии нужен секретарь, который будет все записывать. Не путайте это мероприятие с презентацией того или иного решения, на которой не ведется обсуждение.
12. Аквариум/ Fishbowl. Это тоже мероприятие для обсуждения вопроса большой группой. Для его проведения нужно сформировать два круга — внешний и внутренний. Во внутреннем круге (начинается он с 2-4 экспертов) формируется открытая дискуссия с участием фасилитатора. Затем фасилитатор приглашает людей из внешнего круга по очереди присоединиться к обсуждению, заняв так называемое «горячее кресло». Цель — создать интерактивное обсуждение с лидерством экспертов и при участии всей публики. Аудитория обязательно должна чувствовать себя услышанной. Количество человек: 25-200. Необходимо заранее написать 5 ключевых вопросов и конечную цель, но быть готовым адаптироваться к ходу обсуждения. Идея/ тема обсуждения должна быть одна. Правила работы горячего кресла нужно объяснить всем заранее. Не стоит приглашать слишком много экспертов, которые будут доминировать.
13. 1-2-4-Все. Сначала дается одна минута на размышление по вопросу индивидуально, затем 2 минуты на обсуждение в парах, 4 минуты на обсуждение в группах по 4 человека, 5 минут дается на то, чтобы каждая группа поделилась со своими 3-4 выводами со всеми, не повторяясь. Не контролируйте процесс излишне, здесь каждый должен высказаться, как сможет. Очень важно поддерживать тишину в первую минуту. Используйте звонок для тайминга. Очень хорошо подходит для этого формата обсуждение по методу «9 Почему«. Таким же образом можно задавать вопросы «Что?» или «Как?». Смысл в том, что на каждый ответ человека, его партнер задает ему вопрос: почему это для тебя важно? Почему ты это делаешь? Почему так происходит? И так максимально углубляя проблему. Важно каждый раз спускаться на уровень ниже. Другая методика называется «Да, но«. Партнер соглашается с выступающим, но тут же приводит контраргумент. Третья методика — «Стоп«. Партнер задает вопрос: что нужно перестать делать сегодня, чтобы этого не было, или что надо делать, чтобы получить наихудший результат? А что из этого мы делаем? Не забывайте менять роли участников. Еще один вариант задавать вопросы из перечня DAD: Как ты понял, что существует проблема? Что ты делаешь, чтобы ее решить? Что не дает тебе действовать? Знаешь ли ты кого-либо, кто делал это и был успешен? Как он преодолел эти барьеры? Что тебе нужно, что ты тоже смог их преодолеть? Кого еще нужно вовлечь? Ну и наконец метод Min Specs. Участники пишут список из 10 или более пунктов: что точно нужно и не нужно делать, чтобы решить задачу. Затем список нужно сократить до минимального, задавая каждому пункту вопрос: что если я нарушу его? Смогу ли я все же достичь цели? На самом деле, таких методик существует великое множество.
14. Ignite talks. Очень популярный новый формат наподобие TED. Это динамичные, скоростные презентации новых идей или знаний. На одну презентацию отводится 5 минут, ровно 20 слайдов, по 15 секунд на каждый. Не больше. Цель — быстро и емко поделиться новой идеей, опытом, мыслью, историей успеха или даже неудачей. Количество зрителей не ограничено. Можно давать в записи, для этого существуют онлайн ресурсы. Используйте минимум слов на слайде и тренируйтесь перед мероприятием, потому что темп действительно молниеносный. Не пытайтесь осветить больше одной идеи в одном выступлении и не нарушайте хронометраж, ведь именно в нем суть идеи.
15. Unconference/ Неконференция. Большой сбор людей, на котором они определяют план и правила прямо в процессе. Цель — обучение, архитектуру которого определяют сами участники. Аудитория от 50 человек. Здесь важно дать участникам возможность самоорганизоваться, но при этом собрать воедино идеи, которыми можно поделиться со всеми в завершении каждой сессии. Не переусердствуйте со структурированием формата: его определяют участники.
16. Скоростной networking/ Speed networking. Две или несколько малых групп по 5-10 минут обсуждают определенный вопрос, например, основные трудности и вызовы темы мероприятия. Лучшие идеи записываются. Когда время истекает, люди перемешиваются по определенному правилу, чтобы пообщаться с другими группами. Заканчивается мероприятие обсуждением большой группой. В конце нужно решить: а что мы будем делать с этим дальше? Другой вариант: поставьте два ряда стульев друг напротив друга. Дайте минуту каждой паре на обсуждение вопроса. Через минуту один из рядов сдвигается на один стул. Обсуждается новый вопрос. В общем, здесь допустимы разные варианты. Цель — неформальный способ познакомить людей и сделать знакомство структурированным. Хорошо работает в начале мероприятий другого формата для снятия напряжения. Чем более разнообразные группы вы создадите и чем сильнее перемешаете людей, тем результат будет лучше.
17. Social Network Webbing. Это можно делать офлайн, а лучше онлайн. Идея весьма проста, но придется продумать техническую реализацию. Предположим, имеется какая-то проблема, и каждый знает людей, которые могут привнести свой опыт, знания или ресурсы в ее решение. Создайте нетворкинг-схему, на которой будут отражены эти люди, их контакты с их согласия, например, ссылки на их страницы в соцсетях, а также их ресурсы для решения этой проблемы. Если каждый участник нанесет на схему хотя бы 5 человек и пригласит их к участию, вы удивитесь, какой широкой и сильной будет ваша сеть. Для упрощения оперирования сетью используйте стандартные тэги для обозначения ресурсов.
18. Открытое пространство. На этом мероприятии есть много стульев, доска, на которой записываются идеи участников, краткие перерывы для ознакомления с этой доской и много вопросов в рамках темы дискуссии. План обсуждения создается в процессе. Этот формат используется тогда, когда тема сложная и важно услышать совершенно разные мнения разных людей. Группа должна быть большой. Структуру необходимо все время поддерживать активной, но нельзя переусердствовать с модерацией обсуждения. Формат не подходит для скучных обыденных тем.

Интерактив

Люди перегружены потоками информации, и их мозг уже автоматически фильтрует поступающие шумы и тексты. Добавьте больше интерактива. Он больше нравится и лучше запоминается. Необязательно строго придерживаться перечисленных выше типов. Вам нужно создать пространство, в котором аудитория будет осознанно участвовать в происходящем, а не рыться в смартфоне, создавая эффект присутствия. Сейчас стало очень популярно, например, устраивать совместный просмотр фильмов с последующим обсуждением. Кроме того, многие отправляют короткие ролики участникам до мероприятия вместо стандартных текстов и просят посмотреть их заранее. Люди почувствуют себя услышанными, если одну из дополнительных тем мероприятия вы позволите им выбрать путем голосования.

Первое, с чего нужно начать, это так называемые icebreakers. Это любая короткая активность, которая снимает первичное напряжение между людьми. Попросите всех рассказать, зачем они сюда пришли, смешной факт о себе, задать самый, по их мнению, глупый вопрос по теме мероприятия. Когда люди перестают бояться выглядеть глупо или смешно, потому что знают, что в этом суть задания и так будут выглядеть все, они очень легко расслабляются.

Если есть время, можно пойти дальше. Попросите участников заранее приготовить нарезки из журналов, газет и картинки для создания иллюстрации какой-либо части проблемы. По итогу вы получите визуальную логическую модель. Забавной может показаться еще работа с паззлами. Люди делятся на группы и должны собрать заранее приготовленный вами паззл по заданной теме. Но их ждет сюрприз, о котором они не знают: одна часть паззла всегда находится у другой группы. Это позволяет людям наладить первичную коммуникацию.

Совместное рисование — весьма креативный способ прояснить ситуацию. Дайте людям набор символов. Например, круг — целостность, прямоугольник — поддержка, треугольник — цель, спираль — перемены, звезда — взаимосвязь, человечек -персона. Попросите участников за 10 минут нарисовать из этих символов сценку, иллюстрирующую проблему и попытку ее решения. Затем дайте еще 10 минут, чтобы нарисовать другое изображение, в котором больше драмы: проблема еще масштабнее, используются цвета и много людей. Затем передайте группы и обсудите рисунки разных групп или людей.

Хороший способ вовлечения людей — это разбиение их на пары или небольшие группы для дискуссии по определенному вопросу мероприятия. Как минимум, люди познакомятся и будут чувствовать себя свободнее. Как максимум, действительно смогут поделиться с аудиторией хорошими мыслями по теме.

Также всегда хорошо работает  задание каждому написать на стикерах ответы на один и тот же вопрос. Коллективная группировка идей  вовлекает, с одной стороны, и позволяет увидеть разные точки зрения и даже сгруппировать их. Ваша задача лишь четко объяснить правила и помочь при необходимости. Не забывайте о возможности ведения дискуссии в два круга. Например, внутренний круг обсуждает проблему, а внешний слушает, а затем они по очереди меняются.

Обсудите с группой людей их прошлый опыт по теме: имевшиеся ресурсы и полученные успехи и победы. Агрегирование успешного опыта разных групп позволит сформулировать гипотезы о том, как возможно добиться позитивного результата в будущем. Это будет практически применимый совет. Очень хорошо может помочь методика, при которой каждый участник группы обсуждения пересказывает другой группе историю успеха другого человека, желательно, того, кого он до этого не знал. Так нужно сделать несколько раз. Неплохо работает формат интервью. Помните, что обсуждение успехов в целом людям нравится куда больше, чем грустная констатация проблем.

Отличный вариант интерактива — практическая групповая работа над кейсами или симуляции реальных событий в ролях по заданному сценарию. По завершении очень важно обсудить, почему участники принимали именно такие решения, вели себя именно так или играли свою роль таким образом. Например, хороший вариант — разыграть по ролям ту или иную негативную ситуацию, которую вы хотите исправить. Затем одним из предложенных здесь методов обсудить пути выхода из нее и сформировать новый прототип поведения, снова разыграв его по ролям.

При обсуждении неоднозначных вопросов очень помогает метод социальной спектрограммы. Все участники становятся в ряд и передвигаются вперед или назад на несколько шагов в зависимости от ответа на заданный ведущим вопрос. Если они согласны, то шагают вперед. Чем сильнее согласны, тем на большее количество шагов. Если не согласны, то таким же образом шагают назад. Когда все сделают свой выбор, по расстановке людей в комнате будет видно, как в обществе или данной социальной группе распределены мнения по этому поводу.

Следующий метод называется Dear Abby. Люди анонимно задают вопросы по теме листочках бумаги. Затем их все размещают в общем доступе, например, на доске и группируют по близости тем, либо выбирают вопрос рандомно. Затем люди записывают свои ответы на эти вопросы рядом или обсуждают вслух. Такое мероприятие вполне можно организовать и онлайн. Похожий метод «Одна вещь, которую бы я изменил«. Важно собрать как можно больше комментариев по вопросам от участников. Можно реализовать в иной форме: каждый пишет на ватмане 1-3 главных вопроса. Затем участники ходят по кругу и записывают свои идеи решения данной проблемы на этот ватман. В итоге ватман заполняется полностью.

Методика 15%-х решений базируется на том, что всегда есть гэп между тем, что человек хочет и сделать, и что он действительно может. Не стоит сидеть сложа руки и отчаиваться, начать можно с малого и ситуация уже начнет меняться. Создаются небольшие группы по 4 человека. В каждой группе выбирается два человека, у которых будет короткое время на презентацию. Они презентуют проблему и начальные 15% ее решения, не требующие особых ресурсов или полномочий. На презентацию дается 3 минуты, перебивать нельзя. Затем 5 минут группа задает уточняющие вопросы, человек быстро отвечает. После этого группа 10 минут дает человеку идеи и советы, при этом презентующий молчит, лишь записывает. Оставшиеся две минуты отводятся на подведение итогов, затем выступает новый презентующий.

Еще одна потрясающая идея позволяет не только получать новые идеи, но и тестировать их на месте. Метод называется 25/10 Краудсорсинг. Участники должны представить себя очень амбициозными и после этого порекомендовать одну амбициозную идею и первый шаг к ней. Идеи записываются на карточках. На это отводится 3 минуты. Затем карточки без прочтения перемешиваются или передаются по кругу несколько раз. Затем человек читает написанное на полученной после перемешивания карте и оценивает ее от 1 до 5. 5 — максимально хорошая оценка. Так карточки перемешиваются 5 раз. Последний участник складывает все 5 записанных на карте оценок и получает число от 5 до 25. Затем озвучиваются в порядке очередности идеи, набравшие от 25 до 10 баллов.

Если людей не так много, можно упростить и воспользоваться методом Мудрой толпы. Человек задает свой вопрос группе, затем они задают ему в ответ наводящие и проясняющие вопросы. На следующем этапе они дают ему идеи, как решить проблему, после чего получают фидбэк, какие идеи показались самыми ценными.

Если вам впоследствии придется работать с этой группой еще, очень пригодится метод STAR.

Еще идеи можно почерпнуть на англоязычных ресурсах  Kagan Structures, PlayFactile, EventBrite, WeareSparks, LeadStrat и Liberating Structures. Первый из них, хоть и предназначен для планирования детских уроков, вполне может подойти и для взрослых мероприятий. Второй ресурс посвящен играм и помогает их создавать. Поверьте, взрослые тоже хотят играть и развлекаться. Ну и, конечно, юмор. Он должен быть на мероприятиях, только следите, чтобы он не был обидным.

Визуальный ряд

Всегда используйте визуальный ряд. Свойства человеческой памяти таковы, что лучше запоминается та информация, которая приходила не только в аудиоформате, но и визуально и в интерактивном режиме. Вам ведь важно запомнится? Очень важно, чтобы визуализация коррелировала с основным рядом, а не отвлекала на себя внимание. Визуализация должна быть яркой, разборчивой и запоминающейся. Используйте яркие цвета, формы, крупные размеры, не перегружайте текстом (3 коротких фразы на слайде максимум). Сменяемость слайдов должна быть интенсивной: люди должны успеть с ними знакомится, но не успеть от них отвлечься. Не допускайте при этом пересечения аудиоряда презентации или видео с речью спикера. Сейчас стараются, как правило, отходить от презентаций и переходить на видео или даже работу с постерами. При этом постеры участники могут создавать сами в процессе вашего выступления.

Записи

Перед мероприятием вам нужно продумать, как участники будут вести записи. Простая раздача всем блокнотов для пометок — вариант допустимый, но едва ли эффективный. Разделите в этих блокнотах листы по темам заранее. Озаглавьте блоки, запишите туда заранее вопросы, натолкните посетителя на мысль, что именно он должен записать. Не раздавайте пустые листы, это трата бумаги во вред экологии, сделайте полноценные рабочие тетради.

Например, хорошая идея сделать каждую страницу в блокноте разделенной на две части: в левой небольшой колонке заранее записан вопрос, а в правой человек делает пометки. Здорово, если кусок страницы со второй колонкой можно согнуть или закрыть. Тогда человек будет видеть только вопросы и вспоминать свои записи. Во всяком случае так рекомендуют конспектировать лекции в Корнеллском университете. В России на 2019 год запланирован выход книги Bullet Journal Method, не рекламируем, но она может вдохновить. Многие рекомендации у них доступны бесплатно онлайн.

Еще одна хорошая идея — попросить помощника заполнять одну крупную рабочую тетрадь в открытом доступе, например, с выводом на боковой экран. Это мотивирует людей повторять за ним. Вообще принцип «показать на своем примере, попробовать, применить» должен применяться на мероприятии во всем. И помните: дизайн должен быть простым, не перегруженным. Используйте символы, стрелки, знаки, цвета, но так, чтобы их было видно.

Заготовьте отдельный лот для полезных идей вне темы. Такие могут приходить во время мероприятия, и их нельзя выбрасывать. Это идеи для новых мероприятий и обсуждений.

Раздайте людям заранее карточки или стикеры для записи идей и вопросов, которыми они хотят поделиться. Так вы сократите время на перебивание, сможете предварительно сгруппировать вопросы, при этом дадите каждому возможность высказаться.

Правила

Пропишите правила модерации заранее. Первое, с чего нужно начать, это хронометраж каждого вида активности. Заложите отдельное время на паузы, вопросы, нетворкинг. Пропишите, сколько времени будет у аудитории на вопрос, и сколько у спикера на ответ. Продумайте, что делать, если участник мероприятия отклоняется от темы, вместо формулировки вопроса начинает длинный рассказ, ведет себя неподобающе. Не стесняйтесь обрывать людей, нарушающих хронометраж или тему. Время — самый ценный ресурс человека, не загружайте его чересчур. Лучше пусть человек уйдет с оставшимися вопросами и вернется к вам позже, чем заскучает.

При этом конструктивная дискуссия по теме очень украсит ваш вечер. Разные мнения заставляют людей задумываться. Не прерывайте дискуссии, пусть ваши гости думают об этом на следующий день и вспоминают о вас. Помните: дискуссия и диалог — не одно и то же. Не давайте людям болтать попусту, но дайте им быть услышанными — это главный секрет вовлечения. Перемешивайте людей как можно больше, объединяйте их в разные группы, мотивируйте на общение. Главное правило групп: не делайте их больше 10-12 человек, лучше 6-8. Причем начинайте с более крупных групп, потому что людям вначале труднее что-то сказать, а заканчивайте мероприятие работой малых групп или пар. Хотя иногда делают и наоборот.

Огласите правила мероприятия заранее, чтобы у гостей не было обид: насколько открытая беседа, сколько времени и на какие вопросы будет отведено, сколько есть у каждого времени на свою реплику. И самое главное и современное: ограничьте использование гаджетов, попросите отложить телефоны по максимуму. Уточните гостям также, допустимы ли фото, аудио-, видеозапись, какие правила должны быть соблюдены при публикации такого контента впоследствии (обязательная ссылка на автора, хэштеги и прочее).

Если мероприятие открытое, обеспечьте качественной видеозаписью и фотографиями, а также онлайн-стримом себя сами. Профессиональный подход к этому вопросу существенно лучше снятых с последнего ряда размытых фотографий. Если ваше мероприятие является частью более крупного (например, сессия на конференции), используйте хэштэг основного ивента обязательно. Это увеличит вашу аудиторию.

Эксперты

На каждую тему, если речь идет о круглых столах, панелях, лекциях, у вас должен быть представлен свой спикер, эксперт. Проговорите с ним заранее четкие темы, наличие презентации или интерактива, потенциальные вопросы, время, райдер и гонорар. Очень важно, чтобы спикер не только разбирался в теме, но и умел хорошо ее подать, интересно рассказать. Если на тему нет интересного спикера, лучше отказаться от нее, чем закрыть формально. Идеально, если у вас будут эксперты с разными точками зрения, представители разных течений, организаций, слоев общества. Даже если цель вашего мероприятия убедить людей в конкретной точке зрения, приглашение разных экспертов создаст ощущение, что это не мнение одного человека или одной группы, и сделает вас убедительнее. Это даст вам куда более широкий взгляд на проблему, заставит людей думать. Но не перебарщивайте с количеством спикеров: ситуация, когда они не успевают ничего сказать, тоже недопустима.

Итоги

В конце мероприятия важно закрепить основные идеи, объяснить,чему участники сегодня научились, и представить публике ключевые выводы, так называемые takeaways. Это позволит  им задуматься еще раз, причем именно в том ключе, в котором нужно вам, а также восполнить пробел, если они что-то пропустили. Кроме того, именно в таком виде люди скорее всего будут распространять информацию о вашем мероприятии. Очень хорошо работает рассылка по e-mail выводов мероприятия на одну страницу через пару дней. Ее можно сделать не только по участникам, но и по тем, кто не пришел, озаглавив письмо «Если вы пропустили…»