Ранее мы уже писали статью об ошибках в бизнес-планах, направляемых грантодателям. Также мы отдельно останавливались на таком понятии как минимальный жизнеспособный продукт. Но необходимо понимать, что проектный фандрайзинг для НКО — это не документ, это комплексный процесс, а заявка на грант — это далеко не только бизнес-план, это серьезнейший и весьма крупный документ, имеющий свои правила составления, позиционирования и подачи. Сегодня мы расскажем вам об этом.

Этапы фандрайзинга

При профессиональном подходе фандрайзинг — это вовсе не поиск нужного фонда, написание заявки и ожидание. Этапы должны быть следующими:

1. очень глубокое исследование,
2. собственно подача заявок,
3. получение средств и начало работы,
4. менеджмент и мониторинг,
5. закрытие проекта.

Да, если вы нацелены не просто получить средства и исчезнуть из поля зрения грантодателей и общественности навсегда, то этапы будут именно такими. А теперь давайте разберемся с этим подробнее.

Для чего вам фандрайзинг

Итак, вы планируете подавать заявку на получение гранта. Очень многие относятся к этому процессу как к некоему способу быстро заработать. Для этого заявители стараются сделать расходную часть максимальной, продумывают всевозможные способы избежать строгой отчетности и совсем не думают о результатах проекта. В корне неверный, более того, опасный подход. Никогда так не поступайте.

Начав искать средства, задайтесь вопросом: для какой цели именно они нужны. На этом этапе мы предполагаем, что вы уже определились с миссией и видением проекта, и понимаете, какую пользу он должен принести людям и какую их проблему решить. Сформулировать ответы на эти вопросы нужно максимально четко и желательно в одну фразу. Миссию любого некоммерческого проекта всегда необходимо формулировать именно с позиции наличия важной жизненной проблемы у некоторой социальной группы.

Если эта группа мала, с трудом выявляется или проблема на самом деле отсутствует, такой проект никогда не получит финансирование. Самый простой способ определить это до вложения огромных сил и средств в мероприятие — поговорить с представителями целевой аудитории. Что их беспокоит? Как именно им это мешает? Что бы они хотели получить в качестве решения. Ответы на эти вопросы вам жизненно важны. И получить их вы должны именно от этих людей, не поленитесь. Вы можете предполагать, что та или иная проблема существует, а люди на самом деле ей абсолютно не заинтересованы. Это значит, что проблемы нет, либо она неверно сформулирована.

Итак, в вашей заявке на грант должна быть четко сформулирована проблема и определена социальная группа, для которой она актуальна. Не забудьте о том, что размер этой группы вам необходимо измерить. Донора всегда волнует размер аудитории, на которую он влияет.

Направления финансирования

Теперь ответьте на вопрос, что именно нужно профинансировать:

• операционную деятельность,
• проект или программу целиком,
• капитальные вложения,
• повышение финансовой устойчивости организации/проекта,
• исследование,
• стипендиальную программу или программу стажировки,
• отдельное мероприятие, конференцию, встречу?

Ответьте четко: для чего и почему вам нужны деньги. Как правило, заявители любят обращаться с грантом, целиком финансирующим проект. Это вполне допустимо, но доноры все же предпочитают проекты, которые имеют определенную стадию реализации и определенную долю финансирования. Вы будете гораздо выгоднее смотреться, если покажете, что у вас есть средства на капитальные вложения, более того, проект уже прошел эту стадию с определенными результатами, а вот операционная деятельность на ближайший год нуждается в покрытии.

Еще более высокий уровень: ваш проект вполне способен существовать самостоятельно, однако есть риски снижения финансовой стабильности. Например, вы заметили, что год от года имеется волатильность выручки, некоторые ваши клиенты в зоне риска, у вас есть доноры, которые могут отказать вам в финансировании на следующий год. В этой ситуации вы, как правило, уже можете показать серьезные результаты проекта и финансовые документы. От некоммерческих проектов никто никогда не ждет прибыльности и ежегодного роста, но способность самофинансироваться и тем более самоокупаться хотя бы на 50% делает вас очень вероятным победителем конкурса.

Осознанное понимание целей очень важно при запросах на финансирование и поднимает вас в глазах грантодателя на ступень вверх. Поверьте, ежедневно они получают массу просьб предоставить несколько миллионов на решение какой-либо общественно значимой проблемы в целом. Отсутствие конкретики — верный путь в урну возле стола грантодателя.

Итак, в вашей заявке на грант должно быть четко определено на какую цель вы просите финансирование и каков этап реализации проекта.

Фокус-группы и опросы

Идеально, если вы покажете донору результаты работы вашей фокус-группы, исследования, опроса, который продемонстрирует, что проблема сформулирована абсолютно верно. Конечно, можно взять стороннее исследование, которому вы доверяете. Однако найти идеально подходящие материалы бывает сложно, и подкрепить их самостоятельно проведенным опросом очень нужно. Этим вы показываете, что углубились в проблему и знаете о ней не из новостей.

Конечно, провести опрос на 600-1000 человек может быть очень затратно (хотя если у вас есть такая возможность, воспользуйтесь ей). Поэтому можно ограничиться фокус-группой из людей, разбирающихся в проблеме и являющихся яркими представителями вашей целевой аудитории. Идеально начать с заполнения небольшого опросного листа (Google Forms — отличный для этого инструмент), а затем провести 1-2 часовое интервьюирование группы.

В вашем опросе должно быть несколько блоков:

1. Базовая информация о респонденте. Соберите о нем необходимую социальную и иную информацию, которая, на ваш взгляд, характеризует его как представителя целевой аудитории. Пол, возраст, образование, уровень доходов — минимальный стандартный набор. Но в вашем случае потребуются и иные характеристики, ведь вам нужно выделить узкую целевую группу.
2. Вопросы, выявляющие проблему. Задайте максимум вопросов о проблеме и жизненных ситуациях, которые могут быть с ней связаны. Очень важно уметь отделить реальную проблему от факторов, которые на нее влияют. Попробуйте смоделировать для респондента гипотетическую ситуацию, в которой этих факторов нет, и попросить его вновь ответить на вопросы о проблеме.
3. Вопросы, выявляющие степень важности проблемы. Дайте респонденту сравнить эту проблему с потенциально имеющимися у него другими. На каком она окажется месте?

Итак, в вашей заявке на грант должно быть тщательное исследование целевой группы, показывающее не только актуальность проблемы, но и ее приоритетность.

Менеджмент проекта

В вашей заявке на получение гранта жизненно необходимо отразить вашу способность управлять проектом. Заказать хороший бизнес-план и привезти его в фонд могут очень многие. Сколько людей может до конца реализовать проект и в действительности получить заявленные результаты? Единицы. Вот их и хочет найти донор.

Отразите в заявке на грант, как у вас распределены зоны ответственности между участниками проекта, какова система принятия решений в организации, как налажен информационный и документальный обмен, какие технические средства вы для этого применяете, какова система приоритетов, как вы мотивируете людей и боретесь с их эмоциональным выгоранием (для финансово не всегда стабильных некоммерческих проектов это весьма актуальная проблема). Каждому из этих вопросов нужно уделить хотя бы абзац. Проекты, которые работают по принципу «Мы очень дружные и все делаем вместе по мере необходимости», никогда на самом деле не работают. Показав, что вы понимаете в проектном менеджменте, вы вызовете доверие. И впоследствии только с таким подходом вы и сможете реализовать проект. Небольшой абзац посвятите истории вашей организации.

Итак, в вашей заявке на грант должен быть полноценный раздел, посвященный всем аспектам проектного менеджмента. 

Impact evaluation

Нет более емкого и важно термина для любого некоммерческого проекта. Вы планируете помогать инвалидам? Детям, страдающим от наркомании? Замечательная цель, но в таком виде она не пойдет. Даже если ваша цель сугубо гуманитарная, она должна быть измерена определенными ключевыми показателями (KPI). Этому пункту нужно уделить самое пристальное внимание. Тысячи некоммерческих организаций и исследователей по всему миру мучаются вопросом о том, как правильно оценивать результативность проектов. И только продемонстрировав донору вашу полную готовность не отчитываться многостраничными оптимистичными рукописями о ваших достижениях, а показывать ему регулярно емкую и понятную таблицу измеренных индикаторов, отражающих динамику проекта, вы вызовете у него желание вас финансировать.

Практика показывает следующее. Ключевых показателей должно быть немного. Если их будет 20, вы не сможете за ними уследить. Хорошее число 3-10.  В идеале они должны характеризовать решение проблемы с разных сторон. Например, если речь идет о городском транспортном обеспечении инвалидов, неплохо оценить уровень их удовлетворенности, количество поездок в динамике и вовлеченность инвалидов в социальную жизнь города.

Для того, чтобы построить качественную систему показателей, необходимо сначала определиться с гипотезами вашего социального проекта. Гипотеза — это некоторый постулат, который можно либо подтвердить, либо опровергнуть в ходе реализации ваших мероприятий. Если вы гипотезу подтвердили, значит, ваш проект полезен и успешен с общественной точки зрения. В примере с инвалидами, это могут быть три гипотезы: «Доступная транспортная система делает инвалидов счастливее», «Инвалидам нужен доступный транспорт», «Доступная транспортная система вовлекает инвалидов в социальную жизнь города».

Казалось бы, похожие и вполне очевидные вещи. В реальных социальных проектах все может быть куда менее очевидно и предсказуемо. Например, по истечению определенного периода реализации проекта может гипотетически оказаться, что инвалиды вовлекаются в социальную жизнь города, но это не делает их счастливее, и на самом деле транспортная система ими не сильно востребована, и им куда нужнее лекарства.

Гипотез у проекта должно быть не больше 2-3. У каждой гипотезы может быть 1-3 измеряемых показателя. Не используйте общеупотребимые индексы и статистические данные в качестве показателей. Повлиять на них крайне тяжело, а доказать, что это сделали именно вы, еще труднее. Используйте свои KPI. Вы можете лишь упомянуть, что при определенном масштабировании проекта, ваш KPI будет коррелировать с общим индексом по стране, и математически доказать, почему.

В самом начале проекта вы должны четко для себя определить, как значения ваших показателей сигнализируют о необходимости подтверждения или опровержения гипотезы. Настоятельная рекомендация: не обещайте никогда и никому заоблачных результатов вашего проекта. Вероятность, что это случится близка к нулю. Если все же это произойдет, пусть это всех сильно порадует. Но будьте реальными. Многие пишут в своих заявках, что планируют увеличить доходы проекта на 1500% за год и побороть всю коррупцию в стране. Это сразу выдает новичка, не представляющего, как трудно снизить коррупцию хотя бы на 1%.

Например, если вы запустили проект и в нашем гипотетическом примере инвалиды стали передвигаться по городу на 30% больше (в километрах или часах или количествах поездок), то, очевидно, вы востребованы. Однако, если динамика составила всего 0,5%, то либо проект реализован плохо, либо он не нужен. Подтвердить гипотезу вы не смогли. Эти критерии должны быть сформулированы однозначно и в числах.

Конечно, многие субъективные показатели, например, уровень удовлетворенности измерить тяжело. Но для этого хорошо подходят снова опросники и фокус-группы. Для чистоты эксперимента опросите группу людей, участвовавших в вашем проекте, и группу не участвовавших.  Сравнение результатов покажет вам чистый эффект вашего проекта. Такой подход дает возможность отсеивать внешние факторы и показывать, какое влияние на проблему оказали именно вы.

Обязательно отразите, как и как часто вы будете собирать данные для измерения ваших показателей, как вы будете их обрабатывать, а также как часто вы будете отчитываться о них донору.

Итак, в вашей заявке на грант должна быть таблица гипотез и привязанных к ним KPI, а также информация о том, как часто и каким способом вы планируете их измерять, какие источники данных будете использовать, и какие результаты вы планируете считать успешными. Не переусердствуйте с частотой измерений, но покажите донору, что планируете его постоянно держать в курсе хода реализации. И главное, действительно направляйте ему заполненную таблицу в обещанное время. Даже если что-то пойдет не так, а это ожидаемо в некоммерческих проектах, вы сохраните доверие и сможете совместно внести коррективы.

План реализации проекта

И еще один очень важный момент. Расставьте приоритеты у своих показателей. Может случиться так, что вы не реализуете их все. По какому из них важнее определять успешность проекта? И на какой из них вы будете в первую очередь расходовать свои силы?

А вот теперь напишите план мероприятий: что вы будете конкретно делать, чтобы эти показатели реализовать. Очень удобный формат в виде дерева: сначала определяете один-три крупных мероприятия на каждый квартал. Помните о показателях и связывайте каждое мероприятие с достижением конкретных KPI. Затем более подробно расписываете для каждого из них 1-3 задачи на каждый месяц. Более подробно донору не нужно, а для себя можете осуществлять так планирование и по неделям и дням. Идеально также предоставить донору диаграмму Ганта реализации проекта.

Если часть проекта уже реализована, обязательно максимально подробно отчитайтесь о результатах. Расскажите об имеющемся финансировании и успехах самоокупаемости. Покажите аудиторские отчеты.

Итак, в вашей заявке на грант должен быть поквартальный и помесячный план мероприятий, а также диаграмма Ганта.

Суперсила, ценности и страхи

Очевидно, что в любой заявке на финансирование принято указывать информацию о команде проекта и давать краткое резюме участников: их образование, научные и общественные достижения, опыт участия в подобных проектах, репутация. Однако, некоммерческие проекты отличаются большой эмоциональностью, наличием идеи, энергии. Это значит, что вы должны отразить еще три важных аспекта.

Покажите донору, в чем сильные стороны вашей команды и вашей организации. Это должны быть три коротких пункта. Покажите донору ваши ценности. Это то, что вы не предадите, даже если финансовый план будет не выполнен. Финансирование некоммерческой деятельности не предполагает возврат инвестиций и прибыль, он предполагает социальные эффекты. Это значит, что даже если вы протестируете гипотезу и опровергнете ее, ваш инвестор всегда сможет утверждать, что он финансировал проект, который показал востребованность или невостребованность той или иной услуги, такие-то социальные проблемы и всегда придерживался определенных ценностей. А для вас самое главное убедить, что, финансируя вас, донор получает положительный репутационный эффект.

Будьте честны с донором и расскажите ему о трех самых главных страхах и вызовах. Это покажет, что вы не переоцениваете себя и реалистичны. Это оправдает вас в случае неудач. Это проявит в вас живых людей, способных сомневаться, бояться и переживать за результат. Не пытайтесь убедить донора, что абсолютно уверены в победе над всей планетой в следующем году. Он знает, что это неправда.

Отразите риски проекта. Задайте себе вопрос: что может с нашим проектом пойти не так? И что мы будем делать в этом случае? Каков план Б? Это очень важно отразить в заявке, чтобы донор видел, что вы реалистичны и запаслись планом Б. Не пишите, что рисков у проекта нет или их вероятность минимальна. Это неправда. Пишите всегда про альтернативный план.

Итак, в вашей заявке на грант должны быть отражены ваши ценности, а также три ваших страха или вызова, три суперсилы и риски с альтернативным планом их преодоления. 

Связи

Связи решают все и в любой стране. Донор это понимает. Отразите, с какими партнерами, клиентами, подрядчиками вы планируете работать в проекте. Важно не просто перечислить список партнеров, как многие делают, а показать, какие договоренности, контракты, реальные взаимоотношения у вас с ними имеются, что они могут вам дать и что попросят взамен.

В этом разделе должно быть несколько пунктов:

1. Клиенты. С какими клиентами вы уже говорили о вашем проекте и выявили спрос? Какие клиенты придут к вам совершенно точно? С кем вы уже подписали договора? Если в вашем проекте есть место коммерциализации, нужно показать структуру клиентской аудитории. У вас должны быть якорные клиенты: очень надежные, платежеспособные, генерирующие постоянный хороший доход. Но вы не должны зависеть от них больше чем на 50%. Одна случайная ссора с их руководителем приведет вас к серьезным затруднениям. Поэтому у вас должен быть круг других клиентов, имеющий потенциал роста.
2. Государственные структуры. Это очень важно. Донор должен ясно понимать, имеете ли вы поддержку от государства или, напротив, возможно, оно противостоит вам. Наличие такой поддержки безусловный плюс, однако, донор понимает, что она есть не у всех.
3. Вузы, научное сообщество. Хороший некоммерческий проект предполагает большое число исследований и публикаций. Исследования необходимы на стадии оценки аудитории, изучения эффектов, выявления внешних факторов и так далее. Если у вас есть возможность доступа к научным услугам и публикации научных материалов, это очень хорошо.
4. СМИ и лидеры мнений. Любому проекту нужно, чтобы о нем писали. Это широкое бесплатное продвижение, это репутация и пиар. Стоит ли говорить, что донору это нужно.
5. Подрядчики. Ваша заявка будет выглядеть куда серьезнее, если вы покажете, что уже наладили связи с арендодателями, основными подрядчиками, и не придете к донору через месяц с жалобами, что цены поднялись и расходная часть бюджета трещит по швам. Донор должен понимать, что цифры взяты не с потолка.
6. Фонды, банки, спонсоры. Если у вас есть возможность привлечь финансирование где-то еще, это означает, что вас считают надежными, а проект интересным.

Итак, в вашей заявке на грант обязательно должны быть отражены ваши public и government relations.

Выбор донора

Забудьте о рассылке типовой заявки на грант по базе адресов всех доноров из каталога. Забудьте об этом навсегда. Это никогда не работает.

Каждого донора нужно изучать и максимально подробно. Что вам нужно знать о каждом доноре, прежде чем отправить ему заявку:

1. Точное название
2. Вид донора (корпоративный фонд, семейный, частный, государственный, связанный с определенным сообществом)
3. География работы
4. Миссия, видение, политика и цели
5. Точные направления финансирования
6. Объемы финансирования
7. Перечень программ
8. Дедлайн и формы подачи заявок
9. Перечень того, что фонд никогда не финансирует
10. Связи
11. Руководство, основатели, ключевые фигуры
12. Основные мероприятия прошлого года
13. Проекты, профинансированные за последние 2 года, особенно близкие к вашему

Если фонд финансирует развитие еврейских общин в странах СНГ в пределах 2 миллионов рублей в год, принимая заявки ежегодно до 1 февраля, то нет никакого смысла слать туда заявку на финансирование проекта помощи сиротам на сумму 5 миллионов рублей в апреле. В лучшем случае вы зря потратите время, а если вы будете делать заявку по всем правилам и всерьез, то его у вас не будет. В худшем — вас перестанут воспринимать серьезно, ведь доноры общаются друг с другом. Сконцентрируйтесь на 2-3 донорах, которым вы идеально подходите.

Ваш проект по своим целям должен идеально совпадать с целями фонда. На все сто процентов. Изучению этого вопроса нужно посвятить максимум времени. Познакомьтесь с сотрудниками, а лучше основателями и руководителями фонда. Изучите их новостную ленту, ленту в соцсетях, публикации в СМИ о них. Поймите их основные связи: кто их поддерживает, кто финансирует, кто о них пишет, кто реализует с ними проекты, а кто, напротив, конкурирует и пытается вредить (такое тоже бывает). Посетите несколько их мероприятий, посетите их офис. Представьте себе, что вы устроились к ним на работу и хотите стать их лучшим сотрудником. Прочувствуйте, чем дышит организация, каковы ее проблемы, ключевые показатели, на которые она ориентируется, задачи на ближайший год. На их сайте может быть написано одно, а реальная мотивация, проблематика, направления работы могут быть несколько более специфичными. Лучше всего отправить туда сотрудника на стажировку или в качестве волонтера.

Стоит ли говорить о том, что заявка должна быть подана в соответствии со всеми требованиями данного конкретного фонда. Важно не только весьма формально соблюсти эти правила, но и понять, на чем сделать акцент. Если это частный или семейный фонд, покажите, что вы готовы сделать для репутации и имени этих людей. Если фонд корпоративный, ответьте им на вопрос, как окупятся их вложения с точки зрения маркетинга. Если государственный, то как ваш проект коррелирует с действующей политикой властей. Покажите, какого возврата может ждать фонд от своих инвестиций. Не пишите, что готовы упоминать фонд везде на своем сайте и в соцсетях. Поверьте, у донора совсем другие цели, и вы должны их знать.

Степень формальности вашей заявки для разных фондов тоже может отличаться. Для государственного фонда важно полностью соответствовать всем заявленным критериям. Для частных фондов хороши личные истории, эмоции. Включите в заявку success-story. А вот шутки и креатив приберегите для тех случаев, когда вы абсолютно уверены в их успехе.

Итак, изучите досконально потенциального донора и напишите заявку на его языке. Соответствуйте на 100%. Нарисуйте ему картинку будущего.

Мониторинг и отчеты

Фандрайзинг не заканчивается одобрением вашей заявки. Ведь донор вправе разорвать договор. С другой стороны, ведь вы наверняка захотите получить еще грант. Будьте весьма аккуратны с документами. Предоставьте донору все необходимое вовремя. Своевременно извещайте обо всех изменениях.

И главное: честно и тщательно отчитывайтесь. Если донор не оговаривал в своем конкурсе порядок отчетности за грант, то пропишите его самостоятельно в своей заявке. Покажите свою готовность отчитываться. В день отчета предоставьте подробную смету и все первичные документы, а также таблицу с вашими KPI с подробными комментариями. Отдельный блок посвятите отчету о реализации ранее предоставленного плана, как вы продвигаетесь по нему. Если какие-то его части не выполнены, подробно расскажите почему и как вы планируете решать проблему. Также у вас в отчете должен быть блок, посвященный рискам и их анализу. Помните, что они могут меняться. Ваш отчет должен полностью соответствовать заявленным вами целям, миссии, ценностям и плану. Это важно.

Не шлите донору стандартных отчетов, в котором меняете пару строк. Особенно если фонд не государственный. Будьте максимально подробными и открытыми. Это вызовет максимум доверия и понимания и простит вам многие неудачи. Постарайтесь быть открытыми не только донору, но и общественности. Выкладывайте ваши отчеты в удобочитаемой форме на сайт. Распространяйте их в СМИ. Все, кроме конфиденциальной информации, конечно. Открыто говорите не только об успехах, но и о рисках и неудачах. Если вы готовы предоставить план Б, вам их простят, зато репутация ваша будет безупречной.

Итак, отчитывайтесь максимально подробно перед донором и перед общественностью.

Оформление

Ну и в заключение пара слов об оформлении. Это вполне очевидные вещи, но все же. Используйте оглавления, ссылки, заголовки, выделения шрифтом в небольшом количестве, списки. Обязательно делайте вступление и заключение на одну страницу. Там должны быть отражены: миссия, задачи, основные показатели и планируемые результаты, коротко менеджмент и команда. Максимум 500 слов, 12-14 шрифт. Эти два блока должны быть отработаны максимально, ведь порой читают только их. Используйте как можно больше понятных таблиц, графиков, изображений. Визуальная информация воспринимается лучше. Помните важное правило: после каждого заголовка в первом абзаце должен короткий емкий ответ на вопрос, самая важная информация. Все подробности ниже. Не повторяйтесь и будьте коротки. Аккуратно используйте аббревиатуры и специальные термины. Не допускайте фактологических и тем более орфографических и пунктуационных ошибок.

Для частных фондов сконцентрируйтесь на историях, эмоциях и репутационных эффектах. Корпоративный фонд больше заинтересован в отдаче инвестиций и маркетинге. Государственный в политических целях. В случае отказа постарайтесь проанализировать результаты, а лучше получить обратную связь. Не стесняйтесь подать заявку с коррективами снова.

Как видите, работа эта очень большая. Но выполнив ее правильно, вы получите финансирование на год или несколько. А перед отправкой лучше покажите вашу заявку специалисту. Его обратная связь и помощь могут принести вам деньги.